6分鐘創業簡報大賽冠軍:嬉遊紀&簡報準備

要花多久的時間,才能將一場 6分鐘的重要簡報,準備到完全熟悉、得心應手?

答案是: 1個月時間,投影片總共修了51次。演練超過數百次(多到記不清楚了)… 這樣的努力,讓簡報者 Calvin 帶領著嬉遊紀數位資訊公司創業團隊,拿到了微軟大中華區BizSpark創新企業大賽,並且登上了商業周刊的封面。

身為專業的簡報教練,當然要跟 Calvin 訪問一下這次參與創業簡報大賽的過程,並且跟大家一起分享。以下為簡單的訪談記錄:

問:一開始是怎麼準備簡報的?

答:大概在開始前3~4個禮拜,就跟 Shary 約見面。她要我把所有簡報的想法貼在便利貼上,我們大概貼了 100 多張吧?然後就把重點分類,抓出一個大概的簡報架構及次序。(註:這是便利貼 KJ 法在簡報上的運用,厲害!)

問:這個過程大概花了多久的時間啊?

答:大約一個下午吧?

問:然後呢?

答:然後我就回去,開始把每一段要說什麼先寫下來。先抓出整個大概的內容。

問:所以內容就確定了?

答:沒有啊!這只是一剛開始。接下來就開始演練,Shary & Richard 就會聽我講,然後針對內容給我一些建議。然後我再修正,再講!再修正…再講!

問:這樣花多久時間啊?

答:有時晚上幾個小時,假日的話可能就是一個下午。

問:這個部份有寫稿嗎?

答:有!因為是6分鐘的簡報,我必需要精確的知道每一秒要講什麼話,所以有先把稿寫下來。但不斷的演練,不斷的改…。講到最後都記住了!

問:除了內容的練習,還有調整什麼部份嗎?

答:一開始只是先順內容,接下來就調整像肢體語言、語氣、手勢啦…等等。反正就弄的很細啦。譬如這邊語氣應該重一點,這邊應該加點內容輔助..等。

問:投影片呢?什麼時候確定的?

答:就一直改啊?因為我們的投影片不是只有一頁一頁切換,我們是用 Silverlight 作的,就像 Flash 一樣,每一頁上面還有一些動畫或轉場效果。所以每一頁的投影片還要配合上說明的時間,只要內容一有更動,投影片時間就要調過。就這樣來來回回改了 50 幾次。

問:以6分鐘來看,您們的投影片大約作了幾張呢?

答:若以每個分鏡當成一張,我們大約作了20幾張(註:因為是用類似 Flash 的作法,所以一個鏡頭的切換可以當作一張,也就是切換了20幾個畫面)。

問:這樣節奏還蠻快的啊?6分鐘以25 張來看,大概15秒就切一張?

答:嗯,差不多。有的比較快,有的留比較久。這個在演練的過程中會不斷的調整。

 

問:那投影片作到什麼時候,才正式定案?

答:一直弄到出發前一個晚上,搞到淩晨…。

問:到了現場呢?現場的狀況如何?

答:因為怕現場的電腦沒辦法跑我們的投影片程式,所以我們用的是我們自己的電腦,這樣比較沒有問題。

問:投影片的切換呢?是由您自己切還是伙伴切?

答:是由伙伴切!因為我們用的是自己的電腦,我看不到台下的提辭營幕,然後也看不到背後的投影畫面。所以有把整個切換的時間點跟伙伴順過,並寫成稿件,由他來切換。

問:那上台呢?會緊張嗎?

答:會啊!一開始前30秒蠻抖的,後來一順下去就好了。就像講故事一樣,跟台下分享我想講的。

問:然後呢?

答:然後就一路講到結束啊!在結束之前還有作了一個互動,要台下舉手幫我按讚!然後就是 Q & A 時間了。

問:Q&A 多久呢?

答:原訂是9分鐘,但評審們欲罷不能,一直問了快11 分鐘。然後下台就被創投帶去開會了!

問:哇!這麼快!

答:是啊….!

問:在贏得這次的比賽後,您怎麼看待簡報這件事?

答:我現在會覺得,簡報就是要告訴觀眾他想聽的,用最簡單最清楚的方法,很自然的告訴他們。過去我會想很多關於內容方面的事,但是現在我會更把注意力放在聽眾要的是什麼?我該如何告訴他們這些事?

問:那您有什麼收獲嗎?

答:經過這一次的磨練,我對於表達會更有信心。也知道怎麼描述我想講的事情。我覺得這是很好的磨練。

問:在準備的過程中,會覺得累嗎?

答:會啊!!我也好幾次都想說算了!幹嗎搞到這麼累,才6分鐘的簡報,一直改一直改,一直練一直練,好像都作不完。但我的朋友這麼用心的幫我,我又不想讓他們失望。所以就堅持下來了!也很高興最後能有好結果!

訪談後記:

1.這不止對 Calvin 是一個奇妙的歷程,對我來說也是!在比賽前,Calvin寫信給我,希望給他一些建議(我說 Yes,但我們卻一直排不出時間見面)。然後同一時間,我簡報課程的學生Shary,應用我們簡報課堂上談到的一些方法,協助 Calvin 發展簡報,並執行事前演練,最後讓 Calvin 拿到了創業簡報冠軍!我教Shary,然後Shary再教 Calvin….這一切真是有趣的緣份!

2.再好的簡報方法,沒有投入時間苦練,沒有用心不斷的重作&演練,都不可能會有好的效果。在這件事上, Calvin 高度的耐心及自我要求,才是作好簡報的關鍵!

3.良好的Business Model & 核心技術,當然是極重要的。只是要在6分鐘之內,說明清楚您努力的成果,您說簡報技巧是不是很重要呢?

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