5步驟讓您作好專業簡報

在平常的工作中,我們可能需要針對許多專業的主題進行簡報。各位心裡面最大的問題是:面對這些專業簡報,簡報技巧派的上用場嗎?(這是一個好問題!)有沒有那些策略可以應用在專業簡報呢?我們先來看看以下的簡報主題,應該都是蠻專業的(這都是我最近聽過的)

“來料加工轉獨資 – 風險與商機”

“語音辨識晶片開發”

“同步幅射光源”

“專利保護策略與規劃”

我們在上課時,總是要求學員不要只是練習一些簡單的簡報主題(例如:我的興趣/活動/減肥/旅遊…等),輕鬆的議題,在呈現上本來就會比較自在。重點是回到職場上,面對的簡報主題就不見得那麼輕鬆了。這時又有那些簡報技巧可以應用呢?還是因為主題嚴肅,簡報就一定會嚴肅(而無趣)。

以下提供5個步驟,讓您可以在面對專業主題時,還能有效規劃,做好呈現。在每一個步驟之下,並以我曾經做過的簡報實例做為輔助(主題:架站 2.0 - Joomla 簡介,這應該也是專業主題吧),所有的例子都以斜體呈現

1.確認您的對象及需求:

同樣的主題,針對不同的對象談的內容也會不同。您希望在簡報結束後,留下什麼給聽眾?完成什麼目的?您有多少時間?聽眾針對這個議題最關心(或最想知道)的3個問題是什麼?心裡面先對聽眾的需求有個大概的認知,才能繼續往下發展。

實例:

以 Joomla 這場簡報來說,台下大約有 200 個專業的架站 Soho 族,他們最關心的是如何找到一個好工具,節省他們的時間,並提昇工作效率,而網站的美感以及工具的學習曲線是否容易,也是他們的考量。他們最想要知道的不是大道理,而是讓他們看到實際操作的畫面及例子。他們的專業性足以讓作出正確評估

(當天現場,台大集思會館,現場約 200 人)

2.用便利貼或心智圖發展簡報

這個方法又快又簡單,連創業簡報比賽首獎都這麼作。重點是:想到什麼就貼什麼,先不要管分類或排序。如果腦子裡沒想法 ….. 那多找一些資料,看一些書 / 網頁 or 別人的投影片。先把 idea 集中起來,再作分類及排序的動作。慢慢的就會有些頭緒。另外,要記得一面整理時,一面還要想 Step 1 的問題:也就是-這些是聽眾想要的,或有用的嗎?

實例:

雖然我是 Joomla 書的作者,但我並不是把書中的一大堆文字&圖片,在簡報時拿出來轟炸大家。相反的,我還是利用便利貼及心智圖的作法,重新思考我心裡面想談的,並把簡報區隔為幾個大的類別。例如以下的照片,是我房間在簡報前的樣子

3.思考一個有效的開場

開場的方法有很多種,但主要有二個目的:暖場 & 目標說明。在90秒 ~ 120秒之內,您必需要台下覺得這個主題 / 這次簡報是重要而值得聽的。還要讓台下放心 & 安心聽您講。

暖場的方法有很多,像是:自我介紹 / 舉手 / 問答 / 故事 / 資料引用 / 自問(一開始先提出觀眾心裡可能問題或擔心)… 等。這可以讓現場原本冰冷的溫度快速提昇,並與觀眾建立連結。這對於接下來的簡報成效有很大的關係(特別是專業主題更重要)

而接下來的目標說明則包含簡報的目的 / 過程 / 以及好處。讓台下清楚接下來節奏的安排,並穩定聽眾的心情。讓聽眾知道今天會談到那些主題,是不是符合聽眾心裡的預期(所以這個部份跟 Step 2 又有關係,要發展豐富又有重點的內容)

在過去的實例演練中,當學員們能把開場作好 … 台下的目光會快速的被吸引住。基本上這場簡報就已經成功了一半。

實例:

一開始說:在簡報開始前,我想大家的心裡可能有一些問題….什麼是 Joomla?它好用嗎?對您的工作又會有什麼影響?….在待會的簡報中,我會一一為大家做個說明(這是自問法的開場)

先請問各位二個問題:在場是網站設計師的請舉一下手?用過Joomla 或其它CMS 的請舉一下手?….看的出來今天大部份人是架站專家,但用CMS 的經驗並不多。這就是我們安排今天這場講座的目的(這是舉手法,與聽眾建立連結)

我們在簡報中,我們會舉一些實際的例子,讓各位知道 Joomla 的威力,在過程中我們會談到 Joomla 的特色/彈性/以及一些擴充模組。相信在今天的簡報結束後,各位不僅可以在最短的時間了解 Joomla ,並且可以讓各位思考一下,Joomla 是不是一個可以幫助大家的好工具。我們先來看看一個例子…(目的。過程。好處)

4.視覺化投影片

越專業的主題,越需要讓觀眾[看到您所說的]。不要讓觀眾想像,讓觀眾透過投影片看到。當您談到晶片,可以 Show 出晶片嗎?當您談到同步幅射,讓我們看到機械或實驗室的照片吧。法規很生硬?那可以用個案實例的照片嗎?或是用簡單出現的動畫配合流程圖?如果您想展示的是操作畫面,那畫面的重點能放大嗎?或把不重要的地方遮罩嗎?在整個呈現的過程只要抓住一個關鍵:講到什麼地方,就讓觀眾看到什麼地方!

投影片也無需複雜,先前提到的4個風格:高橋(大字)流、半圖半文字、全圖像、以及簡單的統計圖表。99% 的專業主題,都可以用這4種風格來精彩呈現(這是根據我們過去看過的上千場專業簡報演練)。問一下您自己:主題都已經那麼專業了,如果再配合上一大堆的文字 …. 真的會幫助您說明嗎?還是把文字放在書面資料中,讓投影片呈現出重點吧!

實例:

以下是一些當天用到的投影片範例(受限於圖型模式,無法顯示逐漸出現的效果)
 

5.充份準備、充份演練

不看稿是必要條件,您要能在眼晴看著台下的情形下,自己切換投影片。不是看著投影片講話,而是讓投影片配合著你講話的節奏出現。要作到這個程度,您可能需要事前多次的演練。背稿是沒有用的,您所需作的,是記得每一個流程(那表示您記得每一張投影片)。然後透過大量的練習,掌握到時間/投影片/與簡報內容的搭配。這才能讓上面的每一件事情,融合在一起。

實例:

真實的狀況是-在上台的前一天,我花了超過 10 個小時製作投影片,在一路上都在不斷的演練,一直到我記得每一張投影片。在20分鐘內,我講完 58 張投影片(含中間緩衝及動畫,準時結束!)。當天演講結束後,有參與的學員在 Blog 寫下以下的話(後來我跟 blog 的主人-E.T. 變成朋友,她還成為為第2本書的校正總編。緣份真是奇妙啊!)。這不就是簡報真正的目標:說服聽眾嗎?(by the way,並不是每一台白色電腦就是 mac 好嗎?XD)

其實除了上面的5個步驟外,我想再提醒大家:商業簡報或專業簡報,最需要強調的並不是口才,也不在多會講故事,或是如何秀出肢體語言。大部份的專業人士並不是名嘴,但即使是這樣,還是可以依靠系統化的準備步驟及技巧,將簡報作好,並完成簡報的目標。專業簡報不是口才比賽, 也不是比誰會說話,單單是耍花槍是沒有用的。如何掌握到簡報的表達核心, 並配合上視覺說明 …. 這才是重要的地方啊!

註1:我先前寫過一篇 “口才與簡報”,雖然有談到這個觀念。但舉實例說明,也許更能清楚的表達

我想談的觀念。不論口才好不好,只要有方法及努力練習,每個人都可以作好專業簡報啊!(在我看過的這麼多企業實務演練,這句話絕對是真的!)

註2:專業簡報與一般業務談話另一個最大的不一樣是:一邊講話一邊有投影片出現(一般的業務面談技巧反而是在話術應對)。但有了投影片後,到底投影片是輔助?是干擾?是限制?還是加分?這就要看各位怎麼運用了。

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