5步驟讓您作好專業簡報

在平常的工作中，我們可能需要針對許多專業的主題進行簡報。各位心裡面最大的問題是：面對這些專業簡報，簡報技巧派的上用場嗎？（這是一個好問題！）有沒有那些策略可以應用在專業簡報呢？我們先來看看以下的簡報主題，應該都是蠻專業的（這都是我最近聽過的）

“來料加工轉獨資 – 風險與商機”

“語音辨識晶片開發”

“同步幅射光源”

“專利保護策略與規劃”

我們在上課時，總是要求學員不要只是練習一些簡單的簡報主題（例如：我的興趣／活動／減肥／旅遊…等），輕鬆的議題，在呈現上本來就會比較自在。重點是回到職場上，面對的簡報主題就不見得那麼輕鬆了。這時又有那些簡報技巧可以應用呢？還是因為主題嚴肅，簡報就一定會嚴肅（而無趣）。

以下提供5個步驟，讓您可以在面對專業主題時，還能有效規劃，做好呈現。在每一個步驟之下，並以我曾經做過的簡報實例做為輔助（主題：架站 2.0 － Joomla 簡介，這應該也是專業主題吧），所有的例子都以斜體呈現。

1.確認您的對象及需求：

同樣的主題，針對不同的對象談的內容也會不同。您希望在簡報結束後，留下什麼給聽眾？完成什麼目的？您有多少時間？聽眾針對這個議題最關心（或最想知道）的3個問題是什麼？心裡面先對聽眾的需求有個大概的認知，才能繼續往下發展。

實例：

以 Joomla 這場簡報來說，台下大約有 200 個專業的架站 Soho 族，他們最關心的是如何找到一個好工具，節省他們的時間，並提昇工作效率，而網站的美感以及工具的學習曲線是否容易，也是他們的考量。他們最想要知道的不是大道理，而是讓他們看到實際操作的畫面及例子。他們的專業性足以讓作出正確評估

（當天現場，台大集思會館，現場約 200 人）

2.用便利貼或心智圖發展簡報

這個方法又快又簡單，連創業簡報比賽首獎都這麼作。重點是：想到什麼就貼什麼，先不要管分類或排序。如果腦子裡沒想法 ….. 那多找一些資料，看一些書 / 網頁 or 別人的投影片。先把 idea 集中起來，再作分類及排序的動作。慢慢的就會有些頭緒。另外，要記得一面整理時，一面還要想 Step 1 的問題：也就是－這些是聽眾想要的，或有用的嗎？

實例：

雖然我是 Joomla 書的作者，但我並不是把書中的一大堆文字＆圖片，在簡報時拿出來轟炸大家。相反的，我還是利用便利貼及心智圖的作法，重新思考我心裡面想談的，並把簡報區隔為幾個大的類別。例如以下的照片，是我房間在簡報前的樣子

3.思考一個有效的開場

開場的方法有很多種，但主要有二個目的：暖場 & 目標說明。在90秒 ~ 120秒之內，您必需要台下覺得這個主題 / 這次簡報是重要而值得聽的。還要讓台下放心 & 安心聽您講。

暖場的方法有很多，像是：自我介紹 / 舉手 / 問答 / 故事 / 資料引用 / 自問（一開始先提出觀眾心裡可能問題或擔心）… 等。這可以讓現場原本冰冷的溫度快速提昇，並與觀眾建立連結。這對於接下來的簡報成效有很大的關係（特別是專業主題更重要）

而接下來的目標說明則包含簡報的目的 / 過程 / 以及好處。讓台下清楚接下來節奏的安排，並穩定聽眾的心情。讓聽眾知道今天會談到那些主題，是不是符合聽眾心裡的預期（所以這個部份跟 Step 2 又有關係，要發展豐富又有重點的內容）

在過去的實例演練中，當學員們能把開場作好 … 台下的目光會快速的被吸引住。基本上這場簡報就已經成功了一半。

實例：

一開始說：在簡報開始前，我想大家的心裡可能有一些問題….什麼是 Joomla？它好用嗎？對您的工作又會有什麼影響？….在待會的簡報中，我會一一為大家做個說明（這是自問法的開場）

先請問各位二個問題：在場是網站設計師的請舉一下手？用過Joomla 或其它CMS 的請舉一下手？….看的出來今天大部份人是架站專家，但用CMS 的經驗並不多。這就是我們安排今天這場講座的目的（這是舉手法，與聽眾建立連結)

我們在簡報中，我們會舉一些實際的例子，讓各位知道 Joomla 的威力，在過程中我們會談到 Joomla 的特色／彈性／以及一些擴充模組。相信在今天的簡報結束後，各位不僅可以在最短的時間了解 Joomla ，並且可以讓各位思考一下，Joomla 是不是一個可以幫助大家的好工具。我們先來看看一個例子…（目的。過程。好處）

4.視覺化投影片

越專業的主題，越需要讓觀眾[看到您所說的]。不要讓觀眾想像，讓觀眾透過投影片看到。當您談到晶片，可以 Show 出晶片嗎？當您談到同步幅射，讓我們看到機械或實驗室的照片吧。法規很生硬？那可以用個案實例的照片嗎？或是用簡單出現的動畫配合流程圖？如果您想展示的是操作畫面，那畫面的重點能放大嗎？或把不重要的地方遮罩嗎？在整個呈現的過程只要抓住一個關鍵：講到什麼地方，就讓觀眾看到什麼地方！

投影片也無需複雜，先前提到的4個風格：高橋（大字）流、半圖半文字、全圖像、以及簡單的統計圖表。99% 的專業主題，都可以用這4種風格來精彩呈現（這是根據我們過去看過的上千場專業簡報演練）。問一下您自己：主題都已經那麼專業了，如果再配合上一大堆的文字 …. 真的會幫助您說明嗎？還是把文字放在書面資料中，讓投影片呈現出重點吧！

實例：

以下是一些當天用到的投影片範例（受限於圖型模式，無法顯示逐漸出現的效果）
 

5.充份準備、充份演練

不看稿是必要條件，您要能在眼晴看著台下的情形下，自己切換投影片。不是看著投影片講話，而是讓投影片配合著你講話的節奏出現。要作到這個程度，您可能需要事前多次的演練。背稿是沒有用的，您所需作的，是記得每一個流程（那表示您記得每一張投影片）。然後透過大量的練習，掌握到時間/投影片/與簡報內容的搭配。這才能讓上面的每一件事情，融合在一起。

實例：

真實的狀況是－在上台的前一天，我花了超過 10 個小時製作投影片，在一路上都在不斷的演練，一直到我記得每一張投影片。在20分鐘內，我講完 58 張投影片（含中間緩衝及動畫，準時結束！）。當天演講結束後，有參與的學員在 Blog 寫下以下的話（後來我跟 blog 的主人－E.T. 變成朋友，她還成為為第2本書的校正總編。緣份真是奇妙啊！）。這不就是簡報真正的目標：說服聽眾嗎？（by the way，並不是每一台白色電腦就是 mac 好嗎？XD）

其實除了上面的5個步驟外，我想再提醒大家：商業簡報或專業簡報，最需要強調的並不是口才，也不在多會講故事，或是如何秀出肢體語言。大部份的專業人士並不是名嘴，但即使是這樣，還是可以依靠系統化的準備步驟及技巧，將簡報作好，並完成簡報的目標。專業簡報不是口才比賽, 也不是比誰會說話，單單是耍花槍是沒有用的。如何掌握到簡報的表達核心, 並配合上視覺說明 …. 這才是重要的地方啊！

註1：我先前寫過一篇 “口才與簡報”，雖然有談到這個觀念。但舉實例說明，也許更能清楚的表達

我想談的觀念。不論口才好不好，只要有方法及努力練習，每個人都可以作好專業簡報啊！（在我看過的這麼多企業實務演練，這句話絕對是真的！）

註2：專業簡報與一般業務談話另一個最大的不一樣是：一邊講話一邊有投影片出現（一般的業務面談技巧反而是在話術應對）。但有了投影片後，到底投影片是輔助？是干擾？是限制？還是加分？這就要看各位怎麼運用了。