專業簡報技巧:口才不好, 簡報也能作的好

在一般的認知上,口才好的人簡報表現應該比較好。這在我們平常上課時也會觀察的到:只要是人員混合上課,在臨時抽題上台時或短時間準備的題目,業務伙伴會比廠務或研發人員佔了優勢,這當然跟平常工作的內容及訓練有關。

結果這一次在上市LED 大廠的簡報實戰演練(二天版專業簡報技巧課程,每人要上台做7分鐘演練)。拿到前三名的…..卻都是廠務人員!!拿到第一名的 …. 甚至是上課最沈默,口才相對較不流暢的生產部門主管!(請原諒我這麼說,這也是學員們一致認同)

其實大家都嚇了一跳,因為現場 22 個人,每個人都給了這位主管滿分5分(這種分數可不是開玩笑的,連我都不確定能拿到這麼高的分數)。我個人則不是給5分,而是破表的給了 6 分(真的很厲害,反差又很大!)….. 我更好奇的是:他花了多少時間準備?

(上市公司總經理親自開場,並參與課程)

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時間回到第一天上課…….這幾位廠務主管在課後苦笑的講 …. 看來我們可能會包辦倒數的名次 ….. 但是總經理很重視這個課程,還會到場頒獎 …..這麼硬的課程 …. 可怎麼辦呢?(我視這種評價為一種讚美)

話雖如此 … 還是不能放棄啊!為了面子至少也要拼一下。來參加的都是各部門的一級主管,無論如何不能太難看!為了作出差異,他們並沒有用公司原有的 template或模板,而是花了很多時間打掉重做,只希望更能貼近他們想表達的專業內容,有很多主管又回到生產現場,親自拍下生產流程的相片,用在投影片上,只希望能有更好的效果。

(課前我們給學員們的回饋)

當然,原有的簡報習慣要改變還是不簡單的。課前一週我們要求每個學員先交簡報檔,並一一給予回饋:指出那些地方作的好?那些地方可以更好?不僅是投影片,包含簡報結構安排、流程、次序,以及細部技巧都會作出建議。主管們收到這些回饋後,要一一修正又是一大工程…..這真是搞死人了 …. (苦笑!)

(不看稿是基本要求,學員主管正在苦惱中….)

這還只是小事,大家為了達到「不看投影片」的「基本要求」(是的 …這是我在演練時的要求….不能回頭看,要記得每一張投影片的順序)。這就需要事前不斷的苦練了。聽說有一位主管因為經常喃喃自語,而被家人笑說是不是有毛病。而有一位主管則是當天淩晨5點就起床,不停的不停的演練。一直到能熟悉每個流程….開場要講什麼?中間分為幾個重點?每一次按鍵後會切到什麼畫面?Ending 要怎麼收?這些都在腦袋中一次一次的排練 …。

(演練現場,攝影機全程拍攝。可惜現場投影機太舊不夠亮,前面需要關暗 …)

當然結果是超棒的。刻意而大量的準備,換得上台時極為自然的展現。投影片在剛好的時間出現,輔助了口語說明的重點。整個簡報的內容雖然極為專業,但台下的每個學員(包含不同部門)都都聽得懂簡報的重點是什麼,又專業又生動 ….真是太強了!!雖然這些廠務主管,平常不僅忙碌,簡報及口才也不是他們的強項,但在簡報舞台前的那 7 分鐘,我們完全被說服了!!

在頒獎後,我們請前三名分享心得。最有趣的是 …. 因為沒事前準備,主管們又回到了 …. 平常不流暢的口才 …哈哈!

這才是真正的簡報技巧啊!透過有系統的方法,以及紮實的準備。完全彌補口才的差異,也跨越了專業障礙。至於口才 … 反正只要簡報講的好,也沒人在乎您口才好不好 … 不是嗎?

註:謝謝各位一級主管們熱情的投入及參與!大家作了最佳的示範,超棒!!

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