簡報高峰會-精彩背後的袐密

「這大概是我看過您最爛的演練表現 !」。簡報高峰會演講前一天,坤哥在家裡這麼說跟我。其實不需要他講,我自己也很不滿意。花了快半年的時間,只是準備一場 30min 的演講,還講的二二六六不停吃螺絲。明天就要上場了,這可怎麼辦才好!

「30min 演講?半年準備?!有沒有這麼誇張!」。沒錯,就是剛結束的 6/8 這場簡報技巧高峰會,讓我這半年來自我折磨,吃盡苦頭!演講結束後,承蒙大家抬愛,有許多演講當天的心得文陸續出現,我看了也超級開心。但一場精彩演講的背後 … 是如何形成的?我想想花點時間 … 跟大家分享一下這次演講準備的過程及心得。也讓大家真實的觀察,一場精彩演講….背後別人看不到的祕密 …

一年半前第一次參加的活動,想不到一年半後換我站上講台

接受邀約

其實我很少接受公開演講邀約,上一次接已經是二年前的事(HPX 17),這一次在 2013/1/7 收到蔡P邀約,要我在簡報技巧高峰會主講二場:一場談傳達說服、一場談自我修鍊。我沒有考慮多久就答應了。原因不僅只是跟蔡P熟識,更重要是他們團隊辦活動的功力,我之前就見識過了。我也想透過這個活動再次提昇一下我自己。(OS…還有就是他把這個活動訂成簡報華山論劍搞的我不參加也不是但參加又很痛苦),所以就把它當成二年來自己在簡報教學成果的一種驗收。(註:結果活動結束後,主辦者就離職,成為專職訓練講師,第一門課就是專業簡報技巧 … 啊 …影響力會不會太大 … XD)

答應後….越想越不對,這場活動邀了各路簡報高手齊聚,問題是自己想講的課程內容,一定也會有其它老師先講掉。而且以現場觀眾預估屬性來看,過去活動報名的成員有超過一半是醫師。由醫師來對醫師們談簡報,才是理所當然。而受邀講者六人,只有2位不是醫師。我更是下午6個場次5位講者中,唯一不是醫師。以這個情形來看,一不小心我就會被直接歸類為名嘴(這不是讚美!)。我講的好是應該(因為我是專業講師),講不好是活該(誤入白色巨塔的小白兔)。又要有內容又要別人沒講過又要專業又要有趣又要讓大家有收獲 … 這根本是 Mission Impossible 吧?

那 … 答應了… 該怎麼辦?

事前討論

就在答應邀約的四天後,1/11我邀了主辦人到我家作客,除了品嘗 Triple Espresso 外(這是我拿手招牌),當天就是要討論整個活動設計的概念,我想要收集更多的資料,再找出我可以發揮的地方何在?看起來活動會分為三大部份:軟體應用(Keynote、Prezi、PowerPoint)、技巧提昇(動畫、電子壁報、科學簡報、傳達技藝)、以及個人經驗(簡報美學、簡報修鍊)。我負責傳達技藝及簡報修鍊這二大部份,也是最後 Ending 的場次。

整個活動規劃的十分完美,邀請的講者也十分堅強 …. 那 …. 我該講什麼?離活動還有5個月,我開始感受到壓力 ….

書房前後都是便利貼,這半年來都這樣沒有撕下來

內容苦思

一連有好幾個月的時間,我都在腦子裡苦思演講結構的進行,到底有什麼東西,是我整個簡報教學的精華?有什麼東西,是教了之後,觀眾真的可以帶回去用的?有什麼東西是我不用教,其它講師就會提到的?有什麼東西,是適合現場觀眾屬性的?如何在這麼大的會場創造互動,又不致於混亂?如何安排我30min 的演講結構?時間這麼短,我應該留下什麼?拿掉什麼?

每一天我的腦海裡都在思考這些事情!以便利貼思考法為例,平常在授課時我們會在現場收集 idea ,並即時 demo 如何分類整理。但是這樣的方法很花時間,無法在 30min 的演講裡操作(等到作完便利貼,時間都過一半了)。我想了很久之後,有一天突然靈光一現,可以用之前網路上看到的便利貼動畫方式呈現!又快又可以把整個流程呈現出來,並且感覺會蠻精彩的!(後來証明效果很好!只是要花很多時間作!)

便利貼動畫製作中,總共用了快 100 張相片

又像是互動操作,我腦子裡面構思過許多不同的方法,如2~3 人一組、一整列一組(上次 HPX 的作法)、3~5 人一組(在校園演講常用)、事先把組別編好 …. 有許多不同的方法出現在腦海中。我也拿起過去參加活動的照片,仔細的想像現場若以小組型式來操作互動會是怎麼樣的情形。可是對於編組時所會花的時間,以及現場座位型式的限制(不易走動),我都有一些擔心。一直到活動前一天才決定用個人為單位進行互動操作,最後效果也還不錯。

再例如演講流程的選定,如果Follow 真實簡報製作的流程,大概會像是-發想準備-投影片製作-現場呈現。可是這個流程的問題是:先談發想準備,會不會覺得沒有 fu …(因為怕會太理論,太高空),像以前都先談投影片,因為可以比較華麗而有趣,也貼近聽眾的經驗。但這一次已經有許多高手講師都談到投影片了…連蘋果 keynote & 世界級電子壁報,還有得獎科學簡報都出來了,我看我就別提什麼投影片了 …. 可是不提… 那重點要放在什麼地方?談簡報呈現?那麼短的時間(平常單單是簡報開場手法示範&練習,都要教 1.5 hr了),到底要如何呈現?這件事我想超久的!!一直到有一天開車去雲科上課,在高速公路上突然茅塞頓開,才比較確定整個流程(結果還是回到原點:準備>投影片>呈現,然後當天想著想著 … 車子直接錯過交流道 …哈哈)

高鐵上,電腦上相片就是第一場簡報談參加 Grand Round 那一張

每一天我的腦子裡都在想 … 坐高鐵在想….開車在想…上廁所在想….洗澡在想….走路在想….(不誇張!只有教課時沒有想,因為要全心上課 ^_^),連有一次帶云云去診所看病遇到蔡P經過,我也站在路邊跟他討論了到云云睡著…。我一直在想的是.. 到底這個 30min 要講什麼?怎麼樣講才可以很精彩,又讓觀眾真的有所收獲,可以拿回去用!(不止是精彩,還要有用!)… 然後有一天突然想到!除了30min這場,我還有一場更重要的 Ending 20min簡報 … 我…完蛋了!(心裡咒駡蔡P中….)

我每天不停的思考,想到什麼 idea ,就把它寫在便利貼上貼起來,就貼在我的書桌後 … 這樣我每天都看的到…說實話,有點擔心 ….我真的想的出來嗎?希望有一天靈感快來找我啊!

重啟學習

沒有靈感的時候,我都看書、看影片、或是找朋友聊聊天 …

我重新把我手邊的簡報書拿起來翻了一篇,另外又上網多訂了幾本(包含 Nancy Duarte 新出的原文書 Persuasive Presentations)。另外也再 Google 及 Youtube 一下大師們簡報教學或演講的影片(雖然之前也看了不少了…然後以現場演講功力及內容設計,我個人覺得 Garr Reynolds 蠻棒的)。不止如此,我也利用開車時間,聽了一些名人的演講(有的很好,有的一般… 推薦嚴長壽總裁的演講!)。這些學習的刺激,都只是讓我腦子裡有一些新的東西,而不是只把過去有的老菜拿出來再炒一次。當然,並不是看了就會有什麼想法 … 只是我相信這些想法醞釀,有一天就會出現新的靈感。

這段期間,我跟好兄弟坤哥騎單車去 off road 二次(北港溪、濁水溪),在車上及溪裡騎車時,我也會跟他聊聊我腦子裡面的想法,他聽了之後也會給我一些回饋 … 也不是很正式的聊(在群山環繞的溪裡,交換一些工作的想法,真是一件幸福的事)。就這樣一些概念逐步的成型中 …。

離演講,還有三個月的時間!

4月份安排在某醫學中心的小型演講

提早試講

從過去準備演講的經驗,我知道自己的壞習慣,就是越接近演講 deadline,才越會有想法(時間到、壓力大、想法多)。但這次我負責二場,一定不能到最後期限才作準備,而且我希望能有更多時間準備,來取得更好的表現。因此我特地安排4月份接受某醫學中心邀約演講,透過準備這場演講的壓力,讓自己能擠出一些東西。

也如預期的在這場演講的前一天,我把便利貼動畫做出來。演講當天,我請坤哥在旁錄影及觀察,也測試一些互動操作的想法(當天是用6人小組,前後桌的分組),另外也計時一下每個段落會花掉多少時間(最後還是沒用,因為內容大幅修正)。然後演講當天我又調又改 ppt 到最後 10min,結果講到快結束時電腦當掉 … 雖然我處變不驚救回來 … 但真是可怕啊!還被坤哥嘲笑 … 慘!不過這場演講,也再給了我一些刺激及想法。

在醫學中心演講結束後,我利用去中壢探訪邱醫師的機會,再把一些想法跟邱醫師 DEMO & 分享一下,勳哥參加過先前的活動,對於參加者及活動屬性掌握度會比較精準。講完之後他還蠻喜歡的 … 我也總算對第一段演講:說服與傳達的流程有比較清楚的方向。

跟超級講師 & 暢銷書作者憲哥見面討論

當天還有跟講師好友, 也是影響力及行動力大師 & 暢銷書作者:憲哥見面。我也跟憲哥交換一下意見,並詢求他的看法,憲哥只是笑笑的說:只要保持一開始的想法,一定沒問題的啦!我們都是專業講師,彼此之間知道對方的心情,我相信今天如果是憲哥上場,他也一定會跟我作一樣的準備。聽到他說沒問題,我的心情才又更確定。

離演講還有二個月,第一段演講架構大致底定!(但後來又改來改去,然後又改回原狀 … 真是 …)

第二段的靈感出現後,我馬上拿便利貼把它排好

第二段發展

一次接二段演講,對我來說花的是2倍以上準備時間。因為我自認是單 CPU,一次只能作好一件事情。過去(例如 HPX 17 那一場)只要把精神集中在一場演講就好,但這次有二場!我腦中的思考時常跳來跳去,相互干擾。最後決定先把第二場放掉,全力先 Foucs 在第一場的準備。

如同上一段提到的,四月底大致確認第一段簡報內容後。我開始有點擔心 … 那第二段要講什麼?簡報的修鍊 … 會不會講的太理論?會不會講的太簡單?來參加的聽眾簡報程度不一,要如何符合每個人的需求?

那時區分不同階段的概念,已經在腦袋中浮現。可是若區分為:初級/中級/高級….把某些聽眾稱為初階簡報者,又覺得不夠尊重。而另一種區分方式:見山是山/不是山/又是山的想法也有浮現,可是又覺得太過哲學,似乎沒有談到真正的核心。也曾想過用5個建議或7個建議的方式呈現(例如:簡報修鍊的7個建議)。但又覺得這樣太雜,觀眾聽了以後記不住,回去當然也用不上(建議太多 … 等於沒有建議)。那到底應該怎麼安排架構呢?

大概是5月底(演講快接近了 … 可怕!)的某一個晚上,全家都睡了。我買了瓶芒果啤酒,坐在客廳 …忽然一個想法出現,我可以把分級/見山三階段/以及7個建議 … 全部融合在一起啊!為什麼只能選一種呢?就三個階段,每個階段三個建議 … 這樣就好了啊!這個想法出現後,我馬上拿起便利貼,就在桌上把腦子裡構思組合一下。整個排完後 … 我覺得這真是太棒了!(自我感覺良好中),然後下一個感覺是 …. 啊… 這樣第一段會不會又弱掉了 … (自己打自己中 ….)

離演講還有 10 天,第二段架構大致確定!

用自己拍的相片作為投影片(我招牌的 3x Espresso )

投影片製作

大約在演講前10天,等到架構流程都底定後,我才開始動手製作投影片。

第一段說服與傳達的投影片是之前就作好一半了(因為4月份的演講),後面大概再作一半就好(最後總張數為 114張,一半代表約 60 張!!),第二段則是從空白投影片開始,雖然架構大概確定了,但是視覺部份還要花時間思考及找圖(最後總張數為 106 張)

我知道看到這邊,您心裡可能會有一個疑問 114張 / 30min …. 106 張 / 20min,這樣講的完嗎?不要說您,我當初心裡也有這樣的疑問?!而且裡面還安插了許多影片,以及現場互動練習。所以時間一直是我非常關注的問題,而且還不能只是為了講完,而講的很趕,要表現出不急不徐的樣子 … 。在這些互斥的條件下,要完成這些要求 …就真的是大挑戰了!(最後 … 應該算是有完成吧 ^_^)

在製作 PPT 時,我要求自己先不想那麼多,只要先把想講的東西作出來,之後順流程時再來砍投影片。所以在第一段投影片初稿,我用了接近 150 張(含高橋流/緩衝結構/影片/相片/幾張條列式重點)。之後再經過多次演練及修正(包含在演講當天於現場調整),才修成約 114張。實際上場時,時間也控制的剛剛好(準時於 30min結束!)

遇到比較大的問題是第二段演講,從空白到完成 100 多張 PPT,要用那些圖片是大問題。而且依照議程安排,我上場前談的是投影片美學。美學是要有底子的,是要有修為及時間的 … 觀眾看完絕美的 PPT 後,我看我就不用再班門弄斧了 ….。

第二段演講投影片 … 刻意的極簡,搭配簡單的影像

「那何不轉個方向,從極簡著手?」。就只是用很單純的 … 白底或黑底高橋流來指引,然後配合自己拍的相片,這樣也可作出與前一場不同的差異!(打不贏 … 就直接換個戰場 XD)。有了這個方向,之後製作的速度就快了起來。有時候找不到圖片時,就先用高橋流文字插入 Stand by,等到圖片出現時才補上去(所以演講當天我用的現場講師照片,也是預先安排好投影片在那裡!)。

關於投影片的風格,只要能讓觀眾看到您所說的,無需想像… 就是好的投影片!(對了,我仍習慣用 PowerPoint 2003)

演講結束後,家人特別分享版

老婆支持

越接近演講當天,我的壓力就越大 … 脾氣及耐心也變的不太好。老婆一開始只是提醒,後來直接躲遠一點,除了避免擦槍走火(雖然老婆脾氣也是很龜毛,最後還是有走火了幾次),也讓我能更專心準備。

她其實很想去現場參加,但又怕影響到我。所以即使主辦單位有留了座位給她,最後她還是選擇不去現場 …。

最後二天,她只作一件事 … 提醒我要記得休息,起來走一走 …。

我當天演講結束回到家後 … 第一件事,就是重新說一次給老婆 & 云云聽(家人特別版 ^_^)

最終演練

雖然投影片每一張的次序,已經在我的腦海裡播放了許多回,但是在上台前還是需要正式演練,把流程完整跑過一次,藉此看看還有那些問題,也抓一下時間。因此在上台前二天(6/6),我又請坤哥到我家,看看我演練的狀況,並且幫我記錄及給我一些回饋。

演練才剛開始,我就一直吃螺絲,一直很不順暢,連 opening 都講不好。卡了幾次後,坤哥終於忍不住說:「這大概是我看過您演練最爛的樣子了」。其實不用他說,我自己也是這麼覺得。接近半年的準備,還能練的這麼爛 … 也算是不簡單了。

我靜下來思考,猜想可能是一開場節奏太快,用了太多的 PPT,又怕講不完….才會造成不順暢。因此一面練習,一面砍 Slide,就這樣又砍了30 張,才逐漸找到流暢的感覺,節奏也不會那麼趕。二個小時的演練時間一下子就過去了,雖然還是有點卡卡的,但總算有修正一些問題。

演練後,我一直提醒自己只要記流程(每一張投影片),但不要背稿。要求流暢自然,而不是刻意安排念稿(這樣子會很不自然)。所以一次一次,我腦子裡切換著每一張投影片,但卻不是記每一句話是什麼!(這點很重要!)。另外一個技巧是:先記大結構,再記大結構中的投影片。例如我的大結構是開場2個故事>三大重點濃縮>準備>投影片>呈現>結尾。把結構抓住後,就能掌握細部講什麼,這也是重要的預習技巧。

永遠要記得,事先一定要演練啊!

天氣真好,相信又是美好的一天!

演講當天(上台前)

開車到彰濱會場的路上,我腦子裡又重新播放了每張投影片,車子開到會場 … 投影片也播完。但我還是擔心時間會超時,所以提醒自己節奏不能拖,但也不能刻意加快!

中午測試器材及設備

我是下午2:20 開始演講第一場,在這之前我都必需專心聽講(因為真的很精彩),並且拍下講者簡報的重要畫面,作為待會技巧解析範例使用(本來是想請坤哥幫忙拍,但我想就讓他更專心聽講,自己來處理就好)。到了下午第一場,我都還在修修改改投影片,才忽然發現西裝還沒換(我早上穿休閒 Polo),趕快衝出去換衣服,然後一個人在場外來回跺步,再把投影片次序 run 最後一次(因此而錯過第二場演講,可惜!),然後 … 我靜下來 … 作了一件事。

我知道我已經作足準備 … 但可能還是有我無法控制的部份 … 所以,我向上天禱告,祈求待會一切順利 ….。希望我的表現,能幫助場內的許多醫師及學員們,幫助大家未來能簡報的更好。並且以最好的表現,表達我對學員們的敬意! ….我這麼祈禱著!

然後… 我上場了 ……. 之後的表現 … 就如同大家所看到的囉!(謝謝大家的肯定)

倒數10 分鐘上場

現場未公開的袐密

1.我當天在現場,才臨時決定一開始上場先不要站出來。等到開場結束取得大家同意後,才往前站。我覺得這樣才不會太唐突(或是太跳 tone反而嚇到大家)

2.第二場我刻意收斂,不用無線 MIC也不往前站….只是要讓大家暸解 …. 既使站在講台後,仍然可以把簡報做好的!(不一定非得像第一場那麼熱情)。但是看著觀眾講話(而是不是看稿或投影片),仍是非常重要的關鍵!(是說 TED 好像沒人站在講台後說話 XD)

3.最後的故事(福媽的話)…. 其實不是影片,只是投影片 + 字幕 + 音樂,然是我自己切換。我在演練時,知道這一段會講不下去,所以就先把字幕打好 … 結果做出像影片的效果!只有最後一小段福媽說話是影片,其它都是投影片。

4.正式上場時,我感覺時間蠻充裕的,不會覺得不夠用!甚至錯覺時間過的有點慢!(所有我有多講了一些)。時間慢慢走的感覺 … 真好!(特別是對 30min/114張ppt & 20min/106張ppt 的簡報而言)

5.我本來打算放一個鏡子在第一排,讓我可以確認投影片是否有切換正確(TED 演講者腳下都有 Screen)。我也把鏡子買好帶到現場了….但後來覺得,這樣可能會太依懶它,反而造成不自然 …就又拿掉了!

寫了這麼多 …. 最後一件事:值得嗎?

光是把這個文章看完,我相信您都累了。您也可能想問:花了快半年的時間,只為了準備一場 30分鐘(還有一場 20 分鐘)的演講,值得嗎?

說在前面的是,並不是每一場演講,我都這麼準備!大部份的時間,我不接演講。少部份閉門演講,我大概事前準備個幾天就行。

但是這場「簡報技巧高峰會」,對我有3個不同的意義:

1.這場活動邀集不同高手比試,雖然不是相互競爭,但彼此帶來了激勵及壓力,壓力使人成長 …這是好事

2.這也是二年來我唯一公開演講,我希望透過這個過程,重新檢視自己的簡報教學能力,也期望有所突破,朝更好的境界邁進。不跟任何人比 … 而是跟更好的自己比!講什麼或寫什麼都是假的,只有自己能做到多少才是真的!(謝謝 JJ & Jack 一路的支持及相挺)

3.過去幾年,我母親罹病,是許多醫療人員的付出,才讓她逐漸康復。我心裡對醫療人員充滿感激(容我在此感謝台中榮總陳周斌醫師、吳誠中醫師,以及董麗君姐姐,還有林君柔姐姐。以及所有協助我們的醫療護理人員)。這次我以最大的心力投入這場演講,為的只是表達我對大家的尊敬!不管現在社會氛圍是什麼 … 我對各位每天在工作崗位上助人及救人 … 充滿感激!再次感謝!

最後,看著活動網站一篇篇課後的心得文 …. 我覺得這樣的投入 … 非常值得!

註1:課後我分別拿到 4.94 / 4.93 二場最高的滿意度,再次謝謝大家的肯定

註 2:活動結束後,發生了一些意料之外的事,甚至覺得有點被欺瞞利用的感覺。但我寧願聚焦在自我成長及學習上 … 自我要求,把自己作好!其它的 … 就留給其它了 ..

註3:可能因為壓力太大 … 我甚至在活動結束後一個月,得到了帶狀疱疹,還因此出外流浪了一週 …哈哈 …也算是中年的一個奇遇了 …

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