簡報案例分享:沒有時間準備?如何作好一場演講

很多人常問我:「如果沒有太多準備時間,如何作好簡報或演講呢?」。說實話,這其實不是好狀況。因為大家時常過份低估,準備一場好簡報(或演講)需要的時間。所以我總是希望大家能提早準備,並且花時間練習。才能有更好的表現。
結果,沒時間準備這件事情,也在發我身上了!

前幾天去看國際書展,憲哥隨口問了我一句:「明天晚上演講就麻煩你了!」我一時還丈二金鋼摸不著頭腦。「什麼演講啊?」我回問。這時換憲哥緊張起來「明天共學營的演講啊!我過年前跟你說過啊!」這時我才慢慢的回想起來 …。原來是憲哥今年有新形態的社團,想邀我擔任首次演講的特別來賓。這也是我的榮幸,所以我當時一口答應,只是答應的地點是在「游泳池!」,答應完後,沒有馬上記錄下來(手機行事曆不在身邊)。所以就忘的一乾二淨,一直到剛剛才又回想起來 …。

啊!明天晚上就要演講了!今天下午有一整天的會議,明天整天也有一整天的行程,那 … 怎麼辦?

從結果來看,大家聽完演講後,寫了一些心得跟感想。譬如這一篇:

晚霞似錦 --魂影夢謙新春團拜:世界咖啡館( by Florence)

其實還有很多篇,只是我一時找不到連結。看這些心得,真的讓我也非常感動。似乎在這麼短的時間內,我還是拿出一些成果。也讓大家有些啟發跟感動。我先不談演講的內容,只把這24小時之內準備的方法,跟大家分享一下。也許以後大家可以用的上。

計時開始 ---------


19:00 ~ 22:30

這個時間要陪二個寶貝,沒辦法打開電腦。只能在腦子裡想幾個問題:「聽眾是誰?」「他們為什麼要參加這個活動?」「他們期待有什麼收獲?」「演講時間有多久?」「我有那些主題或故事,可以與這個活動相符?」。這段期間只是思考,沒有寫任何東西。


22:30 ~ 23:00

寶貝跟家人都睡了。我再次確認一下演講主軸。剛好前陣子看到憲哥寫的「10年之變」文章,我想我應該可以從這個主軸切入,用自己親身的經驗來談 10 年之變。剛好10年前(2006)也是我決定轉換跑道,選擇成為企業講師的開始。所以趁這個機會 Review 一下自己,也跟大家分享一路走來的經驗,遇過的挫折,以及中間的點點滴滴。這個主軸應該與社團的屬性及主題是貼近的。這從這個主軸開始發展吧?

23:00 ~ 24:00

拿起便利貼,開始把我想講的 idea 貼在牆上。除了想到什麼貼什麼外,我也逐漸把整個大的故事線抓出來。從如何開始、最早的案子、開發、苦撐、谷底、轉折、以及團隊建立,我一面 review 過去的照片,一面把一些 idea 寫下來。在準備的過程中,很多過去淡忘的記憶,也一個一個湧現出來。

因為明天還有一整天的 meeting ,晚上還要演講,因此還是早點睡,明早再來繼續準備。

07:21~08:10

高鐵從台中到台北,我把腦中想好的故事線,先以大字流投影片的方式,貼到 keynote 的光桌模式。除了一些大的轉折點或段落投影片,我也會把想要的投影片,先以大字投影片,簡單的放上去。這樣才不會花太多時間,在太細節的找圖或製作投影片作業上。


08:20 ~ 08:50

在路上巧遇大仁哥及守智,我特別跟他們小聊一下,透露我晚上想談的演講內容。其實目的就是透過這樣「說出來」的過程,來提前「演練」一下,看看整場演講的開頭順不順?我也知道在過去我的準備習慣中,如果可以實際用嘴巴說出來(而不是在心裡默念),往往我還會有一些還不錯的 idea 出現,這次雖然只半聊半練了30分鐘,還是找到了幾個修正的 idea 。


08:50 ~ 09:25

自己躲在小會議室中,開始找一些真實的照片,當然晚上的投影片。因為時間有限,這次決定收斂一下,讓投影片只是敍事輔助,不作任何效果或動態,想辦法讓自己的演講更單純一點,更純淨一點。

09:30 ~ 16:30 

整天的 meeting ,其實沒有辦法一邊參與,一邊找投影片。所以大部份的時間把電腦蓋上,只有心裡有些 idea 時,才找幾張照片。單 CPU 生物的我,還是沒辦法一心多用啊!(當天 meeting 結束後,Shary 寫下的心得:從菜鳥到A咖-「滴水穿石」的修煉

16:30 ~ 17:00

突然想到,可以在最後面收一個感動段落。剛好守智的影片給我一些靈感,於是跟他要了影片,放在最後的段落做為收尾。(再次謝謝守智)

17:00 ~ 18:40

會議結束,再次找一間會議室躲起來。最後不到 2 小時,一定要全力運作。其實說實話也沒作什麼事,就只是找些適當的照片,確認在講自己的故事時,讓聽眾不止能聽到,更能「看到」我的故事及經驗。不過要找到適合的照片,也真的很花時間啊!這時一開始所確認的故事主軸,以及早上作好的大字流光桌投影片,就幫了我很多忙。讓我能一直保持好的結構,不會偏離!晚餐 … 就隨便吃了幾口飯團,至少讓自己保持不餓的狀態。

18:40 ~ 18:50

收尾一下,把設備 setup 一下。這次第一次嘗試在演講現場用同步信心螢幕(Confidence monitor),也先全部設定好,測試無誤。然後再把流程順過,整個次序再記熟一點。

18:50 ~ 19:00

提早 10 分鐘進教室,接好投影機,測試音樂,測試簡報器(後來不順,馬上又換了一支)。然後覺得現場椅子排太前面,請大家全部移後一排(好的,我對位置很機車 XD)。再發現投影幕上燈太亮,直接站上椅子把燈炮轉掉。然後再 check 一下每個環節(電腦充電線有沒有接好,投影片音樂輸出有沒有問題,MIC 作業是不是正常)。

19:00

深呼吸,放鬆一下,擠出一個大大的笑臉看著大家。Enjoy 這美好的晚上!!

以上,就是我在演講前 24 小時,所作的準備。最後再次強調:「沒有經驗,您就要有時間。沒有時間,您就要有經驗」。如果您既沒時間,也沒經驗 … 那 … 我就只能祝福您囉!

原始文章: FB 網址版

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