面對不同的觀眾,選擇不同的簡報表現

曾經有學員問過我一個問題:「為什麼很多 TED 的精彩演講,都沒有 agenda ,也沒有切割段落,是不是一開始不要破硬?簡報才會精彩?」。我只簡單的回了一句:「商業型 vs. 表演型。聽眾不同,形式不同!」剛好昨天遇到了一個很棒的簡報案例,也許可以拿來做補充分享。


這是一間國際知名的軟體公司,簡報者 Sean 想報告的主題是「Machine Learning」,在 Google AlphaGo 打敗圍棋高手後,人工智能&機械學習這些主題在軟體界就變非常熱門,因此他希望整理一些資訊,跟公司的同仁分享如何把 Machine Learning 技術用在公司的軟體開發上,更重要的是:他們的競爭對手,似乎好像已經開始應用了相關技術,並且在市場中搶了一些他們現有的客戶!!所以這個主題𣊬間變的非常重要。

我們透過便利貼發想,整理出「Machine 簡介及應用」「工作原理及演算法」「開發工具及程式庫」「開發瓶頸及限制」「下一階段工作重點」這幾個大類別。並且設計好開場流程及內容安排,打算在一個禮拜之後跟公司的同仁們進行簡報。
這個時候 Sean 很開心的告訴我:「太好了,整理好這份簡報,我改天也可以拿去跟大老闆報告了!」。我聽了臉色一變:「你拿這份去跟大老闆報告,你就 … 完。蛋。了!」(為什麼我腦子裡想到的是宗翰在 TED 簡報說的話 … XDD)




「為什麼會完蛋?這份簡報很好啊?」Sean 不解的問。
「好是很好,但是聽眾不同,內容不同,表現的形式也不同」我回答!

這麼說好了,我們一起來想像一下,如果您是大老闆,面對「Machine Learning」這個主題,你最關心的是什麼??如果您還記得前面我說的那您可能馬上會想到「怎麼穩固市場,把客戶搶回來?」這可能才是大老闆關心的,延伸下去,可能是「我們目前的研發進度」「接下來的工作計劃」「時間人力經費」… 等這些議題。如果您拿著對同仁的簡報,跟大老闆慢慢的說明「工作原理及演算法」「開發工具及程式庫」…. 我想你可能還沒報告完,大老闆已經要你下台了!
我們可以再推的更遠一點,假設你獲邀登上 TEDx,談的還是「Machine Learning」這個主題,那麼您會怎麼開始呢?應該不會是說今天報告的目標、重點、以及 agenda 吧?對 TEDx 這樣的場合,可能故事性會強一點,一開始也許就是 AlphaGo 下棋的影片、然後再帶一些 Machine 其它應用的例子,再帶到公司目前對 Machine Learning 發展及應用的狀況 …。最後面可能會帶到這樣的研究將如何改變我們的生活 …。由於聽眾的屬性是主動參與,帶著求知與看表演的心情,因此既使有懸疑性或故事性的安排,觀眾也會保持耐心,聽的津津有味。





所以,回到最初的核心。觀眾不同,簡報形式不同。同樣一個主題,當聽眾是同仁時,可能會談比較多的技術應用及執行細節,一個標準簡報123開場並帶到 Agenda,會幫助台下在一開始就能掌握整個簡報流程,對內容的聚焦也會更集中。如果是對長官,那麼先說結論,輔以証據及數據,並且聚焦在長官最關心的幾個議議上,那麼簡報才能精準有重點,也才不會被長官頻頻打斷(講重點!!)。
如果是大眾型或表演型的簡報(譬如:如果您有幸登上 TEDx 舞台),故事如何說的精彩?如何在故事之中,還引領著改變或學習的意涵?如何讓更多人受到這份簡報的衝擊或影響?可能有很多簡報安排的細節或表演的方式可以再精心設計。市面上有不少 TED talk 的書籍,相信也會給大家不同的參考。

簡單一句話:聽眾為王!永遠先想想聽眾的需求!這樣,您才不會被外在的形式所惑,做出更符合聽眾需求,也更好的簡報啊!

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